助成金ノウハウ情報

助成金クラウド リニューアル(内容のご紹介・説明会)

これまで助成金クラウドをご利用いただいているユーザー様より、様々なご要望やご意見をいただき改善に取り組んで参りました。今回、根本的な課題解消に取り組むことでユーザーの皆様が更なるご利用メリットを実感、享受いただけるようになることを目指し、助成金クラウドのリニューアルを実施することとなりました。以下、その内容を詳しくご紹介いたします。

申請書作成環境のリニューアル

新しい申請書作成 / 編集画面

1. 申請書作成基盤システムを再開発し、新たな「申請書作成 / 編集画面」を採用しました。同時に申請書のデータベースを移設し、軽量・高速化を実現しています。
※速度向上のため自動保存は行われませんのでご注意ください。

2. すべての助成金の申請書で、「裏面情報」の表示切り替え、PDF出力が選択可能になりました。

3. 各申請様式は「ひとつにまとめて作成、管理」が可能になりました。基本的に申請毎にひとつの様式セットを作成いただく流れとなり、申請書の管理が容易になります(従来の様式おまとめ版と同じ)。

4. あらかじめ登録した「従業員情報」が表示され、チェックするだけで申請様式にデータ挿入が可能になりました。休業実績一覧など複数ページを作成する必要がある申請様式では、対象となる従業員数に合わせて自動でページ数が設定されます。

5. 申請書一覧画面での表示と連携したメモ欄を追加しました。申請書を開かなくとも作成時のメモや指摘事項を確認することができます。さらに顧問先とメモ欄の共有も可能です。

6. 後述の ID運用の見直しにより、職員の方「全員の同時編集」が可能になります。その際、起票された職員の方を作成担当者として自動設定(変更も可)します。 

 

申請書管理方法のリニューアル

1. これまでできなかった、申請書を「他社分として複製」できるようになりました。あらかじめテンプレートの申請書を用意し、複製することで流用する業務フローが実現できます。

2. 新たに「案件」フォルダを追加し、関連申請書をひとまとめに管理できます。また、進捗管理機能と連携し、識別しやすい案件名や担当者を設定して管理することが可能になります。

3. 申請書の作成プロセスを見直し、新たに「確認完了」「保管」を追加しました。所内のチェックや顧問先の確認が完了したら「確認完了」(編集可能な状態)へ、そして受給確定し申請書の変更が不要になった場合は「保管」に移行できます。なお、確認完了日は進捗一覧上で自動表示されます。

4. 案件フォルダのメモ欄を進捗管理画面の「案件メモ」欄と同期させて運用できます。

5. 作成した申請書が最新版の申請様式か一目で判別できるよう表示対応を行いました。厚労省が申請様式を更新し、助成金クラウドで対応完了すると赤字でアラート表示します。この場合従来通り複製すると最新版化されます。

 

顧問先への申請書確認フローをリニューアル

1. 顧問先へ申請書の確認依頼のオン/オフを自由に変更できるようになり、設定をオンにすると顧問先への書類確認依頼のボタンが表示されます。既に「確認依頼を行わない」と設定されている顧問先様でも切り替えが可能です。

2. 確認依頼中には顧問先と「共同かつ同時編集」が可能になりました。

3. 確認依頼メールの送信画面が新たに追加されました。依頼宛先のCCや依頼内容のテンプレート機能、ログイン情報の通知機能も備えています。

4. 顧問先の担当者や作成担当者が「確認完了ボタン」を押下するとその日時を取得し、進捗一覧画面に自動表示するようになりました。確認完了後に修正が発生した場合は再度の確認依頼、確認完了の設定が可能です。

5. 各申請様式のメモ欄を顧問先担当者も閲覧し、記入することが可能になりました。依頼事項やフィードバックなど連絡用としても活用いただけます。

 

新たな進捗管理機能、従業員情報管理などいただいたご要望への対応

新たな「進捗管理」機能を搭載

1. 新開発の「進捗管理」機能では、作成した申請書の「案件毎」助成金、顧問先、担当職員、提出期限、自由項目などを表示することはもちろん、それぞれの項目で絞り込み表示が可能になりました。「9月が提出期限のキャリアアップ助成金のみ表示」させるなど自由に絞り混み表示が可能になります。

2. 申請完了日などの消し込み項目が自由に設定可能になりました(10項目設定可能)。

3. 助成金、顧問先、期限日などの各項目でソートが可能になりました。提出期限日が近い順で表示するなど、進捗確認が容易になります。

4. 新たに申請書を作成すると「案件」毎にまとめて自動追加、表示されます。手作業で項目追加は不要です。

5. 申請書の確認が完了(編集画面で確認完了ボタンを押下)すると自動で確認完了日を表示します。

6. 各自由設計項目の他、「状況」「案件メモ」欄に、進捗状況を記載することができます。「案件メモ」欄はマイページ上の各顧問先の案件フォルダのメモ欄と同期します

※上記他、進捗一覧画面での表示内容のCSV出力機能を2022年1月中にご提供予定です。

 

顧問先情報管理の改善

1. 従業員情報の登録」が可能になりました。CSVによる一括登録や出力が可能です。氏名、生年月日、入社日、雇用保険番号に対応しています。

2.  顧問先への申請書確認依頼のオンオフ切り替え設定が可能になりました。これまでオフだった顧問先も確認依頼を行うように切り替え可能です。

3. 顧問先情報に備考欄を追加しました。就業規則の規定日や注意事項などメモを追加できます。

4. 産業分類の大分類を自動判定するようになりました。

5. 社労士の役職欄を追加しました。

6. 資本金入力時の動作を改善しました。

 

ユーザーID運用方法の抜本的見直し(全ユーザーID化)

1. 利用される全ての職員の方毎にIDを付与する方式に全面変更します(プラン毎にID数上限あり。下記の表を参照ください)。

2. 全ユーザーの同時ログイン、そして申請書の「同時編集」が可能になりました。

3. 申請書作成時に、ログインIDに基づき「作成担当者が自動設定」されます。担当者の変更ももちろん可能です。

4. 顧問先への書類確認依頼時に担当者名が自動設定されます。

5. 期限アラートメールの送信対象が「作成担当者と責任者」のみとなり、他の担当者には送信されません。

プラン名 ID数上限 料金(税込)
社労士プラン 5 変更なし(月額¥22,000・年額¥220,000)
社労士Officeプラン 20 月額¥55,000・年額¥550,000
社労士Enterpriseプラン 無制限 月額¥110,000・年額¥1,100,000

※既に助成金クラウドを導入済みの事務所様には料金の優遇制度がございます。詳しくは担当までお問い合わせください。

 

その他

1. アラートメールのサブジェクトや本文の見直しを行い、期限日を識別しやすくしました。

2. 通知メニューの表示内容を、書類ステータスの変更通知から助成金クラウドのお知らせ内容に表示内容を変更しました。

 

廃止となる機能

以下の機能は、今回のリニューアルに伴い廃止となります。

申請書作成
・進捗一覧表の廃止(新機能へ移管)
・ふせん、マーカー、編集履歴
・CSV取り込み番号(緑背景の番号表示)

顧問先への申請書確認
・ふせん、マーカー、編集履歴

通知メールの廃止
・作成完了ステータスへの移行完了メール

 

リニューアルのスケジュール

リニューアル予定日:令和31212() 9:00~18:00を予定しています。
※当日は助成金クラウドをサービス停止させていただきます。終日ご利用いただけません
※切り替えメンテナンス実施後、すぐに助成金クラウドをご利用いただけるようになる見込みです。
※メンテナンスが完了出来なかった場合の予備日として令和3年12月15日(水)を予定しています。

 

【重要】データ移設に伴うお願い

今回のリニューアルにおいて申請書作成環境を一新するため、これまでに作成された申請書データを新しい環境(データベース)に移設する必要がございます。移設作業は弊社で添付ファイルを含め漏れなく行わせていただきますが、以下の制限が発生してしまうことご了承くださいますようお願い申し上げます。

作成済み申請書のデータ移設に伴うお願い

12月11日(土)までに作成された申請書は、リニューアル後もこれまでと変わりなくマイページトップや申請書一覧画面で表示され、期限アラートメールも従来通り送信されますが、申請書のデータベース移設に伴い申請書のデータ管理の方式を変更するため、 作成された各申請書は「提出可能な状態のPDF」と「取り込み用CSVデータ(申請様式に入力された内容を抽出しています)」に変換させていただき、添付された各種添付ファイルと合わせて「データ移設用申請書」として移設されます。
申請書の編集を行う場合は、申請書に入力された内容をCSV化したCSVファイルの読み込みにより新規申請書作成を行ってくださいますようお願いいたします。

リニューアル内容のより詳しい資料をこちらよりダウンロードいただけます(PDF/2.0MB)。
※要ログイン

 

リニューアル内容の説明会開催について(助成金クラウドユーザー様限定)

実際の画面で今回のリニューアル内容をご紹介する説明会を下記日程で開催いたします。ご参加は、助成金クラウドの正会員、トライアルご利用中のユーザー様限定となります。こちらよりお申し込みください。

開催日時
※すべて同じ内容です
【受付終了】第1回:令和3年11月15日(月) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第2回:令和3年11月18日(木) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第3回:令和3年11月22日(月) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第4回:令和3年11月25日(木) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第5回:令和3年11月29日(月) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第6回:令和3年12月2日(木) 16:00~17:00 先着50名様
【受付終了】第7回:令和3年12月6日(月) 10:00~11:00 先着50名様
第8回:令和3年12月6日(月) 16:00~11:00 先着50名様
ご参加資格 助成金クラウドの正会員・トライアル会員のユーザー様(事務所職員の方も対象です)
費用 無償
ご参加方法 Zoomを利用したオンラインデモの形態で実施いたします。ウェビナー形式ではございませんのでご注意ください。
ご参加URLは、お申し込みいただいた後、個別にご案内いたします。
お申し込み こちらからフォームに入力ください


上記の日時において、ご都合がお悪い場合、お問い合わせはもちろん、個別の説明会開催が可能です。ご希望日を弊社担当までお申し付けください。

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