助成金ノウハウ情報

助成金の申請で就業規則が必要? 対象の助成金や変更点を紹介

助成金の中には、受給条件に就業規則の作成や変更を含めているものがあります。また、助成金の申請時に、就業規則の申請が必要なものもあります。就業規則とは何か、説明と併せて対象になる助成金も紹介します。

目次

就業規則は経営者のリスクを抑え、安心して働ける環境を整える

就業規則とは、職場におけるルールをまとめたものです。厚生労働省は「労働者が安心して働ける職場を作ることは、事業規模や業種を問わず、すべての事業場にとって重要なこと」というメッセージとともに、就業規則の作成を呼び掛けています。

就業規則は2つのパートに分かれます。1つは職場のルールやマナーについてまとめた服務規律、もう1つは給料や時間外労働などの待遇をまとめた労働条件です。この2つが明確になっていることで、事業主にとっては経営のリスクを抑えることができますし、労働者にとっては安心して働ける環境が整います。

就業規則の作成は、事業主の義務になる場合も

就業規則は職場のルールをまとめたものですが、すべての事業主が作成する必要はありません。労働基準法の第89条には、常時10人以上の労働者を雇用している事業主は、就業規則を作成する義務があると定めています。

「常時10人」の対象となる労働者は、正社員だけでなく、契約社員やアルバイト、パートなど非正規雇用の方も含まれます。ただし、派遣労働者は派遣元の労働者として数えられるので含まれません。

「常時10人」の常時の定義ですが、基本的に10人以上が働いている状態です。繁忙期などの期間限定でアルバイトやパートを雇用し、10人以上になった場合は「常時10人以上」に当てはまりません。また、「常時10人」のカウントは、事業所ごとに行います。

そのため、労働者を10人以上雇用する事業主であっても、事業所がいくつもあり、独立した存在として認められる場合、ひとつの事業所の労働者が10人未満であれば、就業規則を作成する義務はありません。なお、就業規則の作成義務を怠った場合は、30万以下の罰金が課せられるので注意しましょう。

就業規則の作成・変更や、申請時に提出が必要になる

就業規則の作成は、事業主によっては義務ではありませんが、助成金を申請する際に、必要となる場合があります。助成金の受給条件の中に、就業規則の作成や変更が含まれているケースがあるからです。それでは、どの助成金を申請する場合に、就業規則の作成・変更が必要なのでしょうか。

就業規則の作成・変更と申請時の提出が受給条件の助成金とは

助成金の申請で、就業規則の作成・変更が必要であったり、申請時に提出が必要な助成金は、主だったもので5つあります。その助成金とは、キャリアアップ助成金、人材開発支援助成金、人材確保等支援助成金、両立支援等助成金、時間外労働等改善助成金の5つです。

まずは、就業規則の作成・変更と申請時の提出が受給条件の助成金から紹介します。なお、助成金の申請する際には、就業規則のほか、労働協定でも対応が可能です。労働協約とは、労働組合と事業主が、労働条件などに合意したことを文書に作成して、署名か記名押印したものです。

キャリアアップ助成金(正社員化コース)

キャリアアップ助成金(正社員化コース)は、労働者の正規雇用に取り組む事業主が受給できる助成金です。この助成金の受給条件として、就業規則か労働協約に規定した制度に基づき、有期契約の労働者を正規雇用や無期雇用に転換するか、無期雇用の労働者を正規雇用に転換することが明記されています。

有期契約の労働者とは、働く期間を定めた労働契約を結んだ労働者のことです。また、正規雇用の労働者とは、次の条件をすべて満たした労働者のことです。

  • 働く期間を定めていない労働契約を結んでいること
  • 派遣労働者として雇用されてないこと
  • 同じ事業主に雇用される通常の労働者と比べて、勤務地や職務が限定されていないこと
  • 所定労働時間が同じ事業主に雇用される通常の労働者の所定労働時間と同じであること
  • 同じ事業主に雇用される通常の労働者と同じ、長期雇用を前提とした待遇が適用されているこ

無期雇用とは、働く期間を定めていない労働契約を結んでいて、正規雇用や勤務地が限定されている勤務地限定正社員、職務が限定されている職務限定正社員でない労働者のことです。

就業規則か労働協約では、有期雇用から無期雇用や正規雇用へ転換する際の条件を記しておく必要があります。
記載する内容は、本人が希望する場合は無期雇用から正規雇用に転換する場合があること、転換時期は随時であることなどです。

助成金を申請するときには、転換制度か直接雇用制度を規定している就業規則か労働協約の提出が必要です。転換後に改正されている場合は、転換前の直近のものに限ります。

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時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)

時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)は、時間外労働の上限設定を行い、残業を減らす事業主を支援する助成金です。助成金の受給条件は10あり、この中の1つ以上を実施する必要があります。受給条件の中には、就業規則や労使協定などを作成・変更し、次の労働時間数の上限設定を行うことが含まれています。

  • 時間外労働時間数で月45時間以下かつ、年間360時間以下に設定
  • 時間外労働時間数で月45時間を超え、月60時間以下、時間外労働時間数等で月80時間以下かつ、年間720時間以下に設定
  • 時間外労働時間数で月60時間を超え、時間外労働時間数等で月80時間以下かつ、時間外労働時間数で年間720時間以下に設定

助成金を申請するときには、時間外労働時間数や取り組み前の休日の規定が確認できる書類の1つとして、就業規則か労働協約の提出が必要です。

時間外労働等改善助成金(時間外労働上限設定コース)では、助成金の支給額をアップする方法があり、この方法にも就業規則か労働協約の作成・変更が関係しています。

助成金の支給額をアップする方法は、すべての対象事業所に週休2日制度を導入するために休日を増やすことです。この場合、就業規則か労働協約の作成・変更して実行に移し、労働基準監督署長に届け出る必要があります。

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キャリアアップ助成金(諸手当制度共通化コース)

キャリアアップ助成金(諸手当制度共通化コース)は、有期雇用の労働者に、正規雇用の労働者と同じボーナスや家族手当といった諸手当を支給する事業主が受給できる助成金です。

この助成金の受給条件として、就業規則か労働協約で有期契約の労働者に正規雇用の労働者と共通のボーナスや住宅手当といった、諸手当に関する制度を新しく定めることが明記されています。また、助成金を申請するときには、諸手当制度が規定されている就業規則か労働協約と、諸手当制度が規定される前の就業規則か労働協約の提出が必要です。

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キャリアアップ助成金(健康診断制度コース)

キャリアアップ助成金(健康診断制度コース)は、有期雇用の労働者などに関する健康診断制度を新しく規定し、健康診断の実施に取り組む事業主が受給できる助成金です。

助成金を申請するときには、健康診断制度を規定している就業規則か労働協約と、健康診断制度を規定する前の就業規則か労働協約の提出が必要です。

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キャリアアップ助成金(賃金規定等共通化コース)

キャリアアップ助成金(賃金規定等共通化コース)は、有期契約の労働者等に、正規雇用の労働者と共通の職務に応じた賃金規定を新たに作成し、適用した事業主が受給できる助成金です。

助成金を申請するときには、賃金規定を規定している就業規則か労働協約と、賃金規定を規定する前の就業規則か労働協約の提出が必要です。

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時間外労働等改善助成金(職場意識改善コース)

時間外労働等改善助成金(職場意識改善コース)は、時間外労働の削減や有給取得の促進に取り組む事業主を支援する助成金です。

助成金を受給する条件として、就業規則か労働協約に少なくとも対象となる特別休暇の名称、対象者、休暇日数、休暇取得の際の賃金の取扱い(有給・無給)、休暇申請方法について明示することが含まれています。また、次の場合は、助成金を受給することができないので、必ず確認しましょう。

  • 交付決定日より前の時点で、1つ以上の事業場の就業規則などに特別休暇に関する休暇制度が全て規定されている場合
  • 交付決定日より前の時点で、就業規則などに特別休暇が規定されている場合で、制度を変更する場合
  • 特別休暇以外の休暇のみを就業規則などに規定する場合
  • 対象となる特別休暇の名称、対象者、休暇日数、休暇取得の際の賃金の取扱い(有給・無給)、休暇申請方法の記載がない場合

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時間外労働等改善助成金(勤務間インターバール導入コース)

時間外労働等改善助成金(勤務間インターバール導入コース)は、健康保持や、残業などの過重労働防止の取り組みを支援する助成金です。

助成金の受給条件には、就業規則や労使協定などを作成・変更し、すべての対象事業場において、休息時間数が9時間以上11時間未満又は11時間以上の勤務間インターバルを導入することが含まれています。具体的には次のとおりです。

  • 「新規導入」の場合は、新たに事業場に所属する労働者の半数以上が対象になる、休息時間数が9時間以上の勤務間インターバルに関する規定を就業規則などに定めること
  • 「適用範囲の拡大」の場合は、対象になる労働者の範囲を拡大し、事業場に所属する労働者の半数以上が対象になることを就業規則などに規定すること
  • 「時間延長」の場合は、事業場に所属する労働者の半数以上が対象になることを、休息時間数を2時間以上延長して休息時間数を9時間以上にすることを就業規則などに規定すること

ここでいう就業規則とは、会社全体に適用されるもので、例えば労働者に適用される労働条件通知書などは含まれません。このほか、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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時間外労働等改善助成金(テレワークコース)

時間外労働等改善助成金(テレワークコース)は、自宅やサテライトオフィスで働くテレワークに取り組む中小企業を支援する助成金です。

助成金の受給条件は6つあり、この中の1つ以上を実施する必要があります。6つある受給条件の中には、就業規則や労使協定などを作成・変更し、テレワーク勤務規定を作成することが含まれています。また、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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人材確保等支援助成金(雇用管理制度助成コース)

人材確保等支援助成金(雇用管理制度助成コース)は、離職率を下げるために雇用管理制度の導入に取り組む事業主を支援する助成金です。

助成金が支給される制度は、評価・処遇制度、研修制度、健康づくり制度、メンター制度、短時間正社員制度の5つがあり、すべての制度に共通した受給条件として、制度が実施される条件や事業主の費用負担が、就業規則か労働協約に明示することが含まれています。

また、助成金を申請するときには、雇用管理制度が明示されている就業規則か労働協約と、諸手当制度が規定される前の就業規則か労働協約の提出が必要です。

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両立支援等助成金(出生時両立支援コース)

両立支援等助成金(出生時両立支援コース)は、男性労働者が育児休業を取得しやすい職場風土作りに取り組む事業者を支援する助成金です。

この助成金を受給する条件で、就業規則や労働協約が関連する条件は2つあります。1つは、育児・介護休業法第2条第1号に規定する育児休業の制度や、育児のための短時間勤務制度について、就業規則か労働協約で規定していることです。

もう1つは、男性労働者が、子供が生まれる前後に、育児や妻の出産をサポートするために取得できる育児目的の休暇制度を新たに導入し、労働協約又は就業規則に規定することです。また、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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両立支援等助成金(介護離職防止支援コース)

両立支援等助成金(介護離職防止支援コース)は、仕事と介護の両立の実現に取り組む事業主を支援する助成金です。この助成金の受給条件には、就業規則か労働協約で次の項目を規定することが含まれています。

  • 育児・介護休業法第2条第2号に規定する介護休業の制度
  • 同法第16条の5に規定する介護休暇
  • 同法第16条の9により準用する同法第16条の8に規定する所定外労働の制限
  • 同法第18条第1項において準用する同法第17条に規定する時間外労働の制限
  • 同法第20条第1項において準用する同法第19条に規定する深夜業の制限
  • 同法第23条第3項に規定する所定労働時間の短縮等の措置

また、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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両立支援等助成金(育児休業等支援コース)

両立支援等助成金(育児休業等支援コース)は、働き続けながら子の養育を行う労働者の雇用の継続に取り組む事業主を支援する助成金です。

この助成金の受給条件には、就業規則で育児・介護休業法第2条第1号に規定する育児休業の制度や、育児のための短時間勤務制度について規定することが含まれています。また、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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両立支援等助成金(再雇用者評価処遇コース)

両立支援等助成金(再雇用者評価処遇コース)は、妊娠、出産、育児、介護、配偶者の転勤を理由に退職した方が、改めて就業できるようになったときに復職する際、従来の勤務経験、能力が適切に評価され、配置・処遇される再雇用制度の導入に取り組む事業主を支援する助成金です。

この助成金の受給条件には、就業規則か労働協約で次の項目すべてを含む再雇用制度を規定することが含まれています。

  • 再雇用制度の対象となる退職理由として、妊娠、出産、育児、介護及び配偶者の転勤のすべてが明記されていること
  • 退職者が、退職のときか退職後に、退職理由や就業が可能となったとき、事業主や関連事業主に再び雇用されることを希望する内容の申出を登録し、事業主が書面に記録していること
  • 再雇用制度の対象となる年齢について、定年を下回る制限を設けていないこと
  • 退職後の期間が一定期間内の方だけを対象とする制度の場合、その期間は3年以上にすること
  • 再雇用制度の対象者を再雇用する場合には、退職前の勤務実績などを評価し、処遇の決定に反映させることを明記していること。なお、退職前と同じ雇用形態や職種で雇用する場合は、退職前の配置、賃金制度、資格制度上の格付けを評価して処遇を決定する。退職前と異なる雇用形態や職種で雇用する場合は、退職前の配置、経験、勤続年数等を評価した賃金の格付けを行う。
  • 再雇用制度の対象者の退職から再雇用までの間に、就業経験、能力開発の実績がある場合は、次のように実績を評価し、処遇の決定に反映させることを明記していること。退職から再雇用までの間に、他の事業主のもとで就業実績がある場合は、業務内容や経験年数を評価した配置、賃金の格付けを行うこと。また、退職から再雇用までの間に、職業訓練の受講や資格取得などの実績がある場合は、能力開発の実績を評価した配置、賃金の格付けを行うこと。
  • 再雇用制度の対象者の中長期的な配置、昇進、昇給などの処遇は、退職前の勤務実績や退職から再雇用までの就業経験、能力開発の実績を踏まえた取り扱いを検討すること。制度利用者の配置、昇進、昇給等を一律に制限するなど、職務、役職、能力、職務経験、資格などが同等の他の労働者と比較して、合理的な理由なく低く取り扱うものでないこと。

就業規則か労働協約では、さらに下記の4項目についても規定することが、受給条件に含まれています。

  • 育児・介護休業法第2条第1号に規定する育児休業
  • 同法第23条第1項に規定する育児のための所定労働時間の短縮措置
  • 同法第2条第2号に規定する介護休業
  • 同法第23条第3項に規定する介護のための所定労働時間の短縮等の措置

また、助成金を申請するときには、就業規則か労働協約の提出が必要です。

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就業規則を申請時に提出することだけが受給条件の助成金とは

これまでは、就業規則の作成・変更と申請時の提出が受給条件の助成金を紹介しました。続いて紹介するのは、就業規則の作成・変更が必要なく、就業規則を申請時に提出することだけが受給条件の助成金です。

キャリアアップ助成金(賃金規定等改定コース)

キャリアアップ助成金(賃金規定等改定コース)は、有期契約の労働者の賃金アップに取り組む事業主が受給できる助成金です。

助成金を申請するときには、賃金規定などを規定している就業規則か労働協約の提出が必要です。

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両立支援等助成金(女性活躍加速化コース)

両立支援等助成金(女性活躍加速化コース)は、女性労働者の能力の発揮や雇用の安定に取り組む事業主を支援する助成金です。

助成金の受給条件には、女性活躍加速化コースの目標を達成するために、短時間正社員も対象者として含まれている場合は、助成金を申請するときに、短時間正社員の制度について規定した就業規則か労働協約を提出する必要があります。

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就業規則がなかった場合は、代わりの申立書を提出

これまで紹介した助成金は、すべて申請時に就業規則か労働協約の提出が必要です。しかし、事業主の中には、常時10人未満の労働者を雇用していたため、就業規則を作成していなかった方もいます。そうした方は、就業規則の代わりに、その旨を記載した申立書を提出する必要があります。

就業規則を提出する前に、36協定もチェックを

就業規則の提出先である労働局は、助成金を申請した会社が、支給に値する会社かどうかをチェックします。就業規則で特にチェックされるのは、労働時間に関する規定です。助成金を支給する目的のひとつに、時間外労働の削減を掲げているからです。

就業規則で定めている労働時間が適正か、改めて確認しましょう。就業規則で定められた労働時間を超えた場合は残業になります。この残業を行う場合は、就業規則のほかに、労働基準法第36条に基づく労使協定、いわゆる36協定を結んで、労働基準監督署に提出する必要があります。36協定が時間外労働の限度内で締結されているかもチェックされるので、就業規則と併せて確認しましょう。

まとめ

就業規則が必要な助成金は、中途採用等支援助成金や65歳超雇用推進助成金、治療と仕事の両立支援助成金があります。就業規則があることで、労働者も事業主も、お互いに守るべきルールが明確になり、無用なトラブルを避けることができます。

就業規則は1度作成すると、簡単に修正することはできません。Webサイトで探すことができるテンプレートの就業規則ではなく、自社に合った就業規則を作成することが肝心です。その道のプロである、社会保険労務士に相談してはいかがでしょうか。

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